Regneark til bogføring

Bogføringen sker ofte i regneark. Er det muligt og lovligt?

Det skal være nemt

Mange nystartede virksomheder starter, fordi indehaveren har fået en god idé. Der bliver ikke spekuleret så meget over administrativt bøvl og besværligheder. ”Det må revisor klare”, tænker mange.
Og så starter man med at bogføre i Excel eller et andet regneark. Men er dét lovligt?

Bogføringsloven

Man skal overholde kravene i bogføringsloven, hvis man driver erhvervsdrivende virksomhed. Personligt ejet virksomhed, interessentskab, iværksætterselskab, anpartsselskab, aktieselskab, partnerselskab, SMBA, AMBA, filial, andelsboligforening er eksempler på dette.
Dertil kommer, at loven også skal anvendes for ikke-erhvervsdrivende virksomheder/organisationer, hvis de er afgiftspligtige eller skattepligtige. Tilsvarende gælder visse tilskud.

Krav

Bogføringsloven foreskriver i runde tal, at:

1. Bogføringen skal være i overensstemmelse med god bogføringsskik under hensyn til virksomhedens art og omfang.
2. Bogføringen skal tilrettelægges og udføres således, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug.
3. Rettes regnskabsmaterialet, skal såvel det oprindelige indhold som indholdet af ændringen tydeligt fremgå af materialet.
4. Transaktioner skal registreres nøjagtigt og hurtigst muligt, og så vidt muligt i rækkefølge.
5. Registreringerne skal afstemmes med likvidbeholdninger.
6. Alle registreringer skal kunne følges til regnskabsposter. Alle regnskabsposter skal kunne opløses i posteringer.
7. Loven har også krav til opbevaring af regnskabsmateriale, udarbejdelse af systembeskrivelse og opbevaringsbeskrivelse.

Opfylder regneark kravene?

Punkt 2 kræver sikring mod forvanskning. Et regneark har typisk ingen ”låse”, så der kan senere foretages ændringer i allerede foretagne registreringer. Et regneark uden ”låse” opfylder derfor ikke bogføringsloven. Punkt 3 kræver, at alle ændringer vises. I et regneark kan man typisk ikke se, hvis en postering f.eks. flyttes fra konto XXXX til YYYY. Hvis dette ikke er tilfældet, opfylder regneark altså ikke bogføringsloven.

Må jeg så bruge regneark?

Hvis du driver erhvervsvirksomhed, og dit regneark ikke opfylder punkt 2 og 3, er bogføring i regneark i strid med bogføringsloven, altså ulovligt.
Bogføringsloven opererer ikke med en væsentlighedsgrænse. Det er altså lige så forkert at overtræde bogføringsloven i en stor som i en lille virksomhed.
Hvis regnearket derimod overholder punkt 2 og 3 (og de øvrige punkter), kan det fint overholde bogføringsloven, og være både lovligt og passende.

Anvendt litteratur

Bogføringsloven

Kilde: Artiklen er skrevet af registreret revisor Bjarne Aalbæk fra FagligAfdeling.dk