Persondataret for begyndere

Artikel_5_-_Persondataret_for_begyndere.jpg

”Jeg behøver ikke at bekymre mig om persondatareglerne, for jeg gemmer ikke følsomme eller fortrolige personoplysninger om mine kunder”

3 Gode grunde til at overholde reglerne

ALLE personoplysninger beskyttes af persondatareglerne, uanset om de er følsomme, fortrolige eller almindelige. Persondataforordningen gælder først fra maj 2018, men det er vigtigt at komme i gang med arbejdet nu for at blive parat. Følger man ikke reglerne kan det allerede nu give bøder, men med den nye persondataforordning kan man risikere bøder på op til 20 mio. euro eller 4 % af den samlede årlige omsætning.

For det andet er kunder interesserede i, at deres personoplysninger ikke lækkes. I stedet for at se kræfterne, du bruger på persondatareglerne, alene som administrative byrder kan du også opfatte dem som en investering i din ydelseskvalitet og i din virksomheds omdømme. Du kan markedsføre din virksomhed som én, der er sit ansvar bevidst, og som tager sine kunders rettigheder seriøst.

For det tredje er overholdelse af persondatareglerne ikke så uoverskueligt, og det væsentligste er at være klar over, hvordan og hvorfor du i din virksomhed behandler personoplysninger.

3 Gode råd til at kunne overholde dem

1. Få styr på hvilke personoplysninger din virksomhed behandler
Bruger din virksomhed oplysninger om navne, adresser og e-mails? Har du personnumre? Oplysninger om personers søgninger og øvrige adfærd på internettet fra cookies? Oplysninger om børn?
Stammer oplysningerne fra dine kunder, fra forretningsforbindelser, fra ansatte medarbejdere eller fra andre?

2. Hvorfor bruger du oplysningerne?
Kend begrundelsen for og formålet med din virksomheds brug af personoplysninger. Du må ikke indsamle flere oplysninger om kunder, end du har brug for. F.eks. er det ikke tilladt at bede kunden om at oplyse personnummer, hvis du ikke har en god grund.

3. Hav kontrol med de personoplysninger, som føres ud af din virksomhed
Du er ansvarlig for alle personoplysninger, der føres ud af din virksomhed. Uanset om det er helt normal brug af f.eks. ekstern lønadministration, ekstern backup, eksterne konsulenter, samarbejdspartnere, underleverandører eller cloudløsninger, så er al overførsel af data, noget du skal styre.

Det er derfor nødvendigt, at du har en databehandleraftale med alle, som du overlader personoplysninger til. Aftalen skal bl.a. bestemme, hvordan modtageren skal behandle oplysninger, samt at modtageren skal indføre kontrol af datasikkerhed i forhold til både teknisk beskyttelse af data og medarbejderes adgang til data.

 

Kilde: Artiklen er skrevet af cand.jur. Jakob D. Bernhoft fra RevisorJura

Moms på kursusvirksomhed

Ifølge momsloven er hovedreglen, at der er momsfritagelse på skoleundervisning, aftenskoleundervisning, undervisning på videregående uddannelsesinstitutioner, faglig uddannelse og anden undervisning af faglig karakter. Momsfritagelsen er derfor defineret ud fra arten af undervisningen, og det er derfor ikke af betydning for momsfritagelsen, om undervisningen foregår i privat eller offentlig regi.

Hvis undervisningsydelsen falder uden for området af den momsfri undervisning i henhold til momsloven, så er undervisningen momspligtig, uanset om fakturaen udstedes til en virksomhed eller en institution.

Er kursusvirksomheden primært rettet mod erhvervsdrivende (virksomhed eller offentlig institution), er undervisningen momspligtig, såfremt formålet er at tjene overskud eller at dække underskud på andre aktiviteter.

Momspligtige kursusvirksomheder kan fradrage 100 % af momsen af indkøb mv., som vedrører overnatning og 25 % af momsen af indkøb mv., som vedrører bespisning af virksomhedens kursusdeltagere, i det omfang indkøbet heraf står i rimeligt forhold til de afholdte kurser.

Disse momspligtige kursusvirksomheder har dog ifølge praksis ret til fuldt momsfradrag for udgiften i det omfang, de sælger kurser til virksomheder, der ikke eller kun delvist er momspligtige. Sælges kurset derimod til en momspligtig virksomhed, har kursusvirksomheden kun begrænset fradrag for momsen.

Når kursusvirksomheden kun kan foretage et begrænset fradrag for momsen, har den momspligtige kursusdeltager efter praksis fuldt momsfradrag også for den del af udgiften til kurset, som består i forplejning.

Kontakt os gerne for opklarende spørgsmål i forbindelse med moms på kursusvirksomhed.

 

Kilde: Foreningen Danske Revisorer -  www.fdr.dk
Artikel_9_-_Hvorfor-skal-jeg-som-kunde-dokumentere.jpg
Hvorfor skal jeg som kunde dokumentere, hvem jeg er?

Et naturligt spørgsmål, man som kunde, oftere og oftere må stille sig selv. Men det er altså ikke fordi, revisoren eller bogholderen har mistillid til dig, eller føler de ikke kender dig. Det er simpelthen fordi, de for at leve op til lovgivningen, skal indsamle dokumentation for, at du er den person, du udgiver dig for at være. Faktisk må revisorer og bogholdere slet ikke levere rådgivning, afgive erklæringer eller levere andre revisionsydelser, før de har kontrolleret dine identitetsoplysninger.

Baggrund i lovgivningen

Reglerne stammer fra hvidvaskloven, der har til formål at forhindre hvidvask og finansiering af terrorisme. Til sommer træder en ny hvidvasklov i kraft, som bygger på EU’s 4. hvidvaskdirektiv og strammer reglerne om kundekendskab yderligere. Kravene skal styrke indsatsen mod, at danske virksomheder og det finansielle system kan blive misbrugt til hvidvask af penge og til terrorfinansiering. Ved at sikre, at blandt andet revisorer og bogholdere kender deres kunders identitet til bunds, mindskes risikoen for, at kriminelle kan udnytte systemet til at sløre, hvor deres midler stammer fra. Jo bedre man kender sine kunder, jo lettere bliver det at opdage kriminelle og undersøge, om deres midler stammer fra kriminalitet og skatteunddragelse eller skal anvendes til terrorfinansiering, og i sidste ende få det stoppet.

De indhentede oplysninger må ikke videregives

De oplysninger om dig som kunde, som revisor eller bogholder indhenter, kopierer og kontrollerer, må alene anvendes med henblik på forebyggelse af hvidvask og terrorfinansiering. De må altså hverken gives videre eller anvendes til andre formål, som f.eks. markedsføring. Hvis revisor på et tidspunkt ønsker at opdatere dine kundeoplysninger, må de heller ikke bede om andre oplysninger end dem, der er relevante i forhold til forebyggelse af hvidvask og terrorfinansiering. Efter den nye hvidvasklov skal revisor også informere nye kunder om, hvilke regler der gælder for behandling af de personoplysninger, de indhenter.

Gør arbejdsgangen lettere

Din revisor, bogholder eller bank synes også, at processen med at indhente og dokumentere din identitet er besværlig og ressourcekrævende. Det vil derfor gøre arbejdsgangen lettere for begge parter, hvis du allerede inden, du går ned til en ny revisor eller bogholder, har overvejet, hvad du vil tage med for at kunne legitimere dig. Det kunne være billede-ID, sygesikringsbevis, en regning fra en offentlig myndighed eller NemID, så du har mulighed for at give dem adgang til din skattemappe. Jo hurtigere og lettere de får dig legitimeret, jo hurtigere kan de komme i gang med at hjælpe dig med den ønskede opgave.

 

Kilde: Artiklen er skrevet af cand.jur. Jakob D. Bernhoft fra RevisorJura

Regneark til bogføring

Artikel-2---Regneark-til-bogføring.jpg

Bogføringen sker ofte i regneark. Er det muligt og lovligt?

Det skal være nemt

Mange nystartede virksomheder starter, fordi indehaveren har fået en god idé. Der bliver ikke spekuleret så meget over administrativt bøvl og besværligheder. ”Det må revisor klare”, tænker mange.
Og så starter man med at bogføre i Excel eller et andet regneark. Men er dét lovligt?

Bogføringsloven

Man skal overholde kravene i bogføringsloven, hvis man driver erhvervsdrivende virksomhed. Personligt ejet virksomhed, interessentskab, iværksætterselskab, anpartsselskab, aktieselskab, partnerselskab, SMBA, AMBA, filial, andelsboligforening er eksempler på dette.
Dertil kommer, at loven også skal anvendes for ikke-erhvervsdrivende virksomheder/organisationer, hvis de er afgiftspligtige eller skattepligtige. Tilsvarende gælder visse tilskud.

Krav

Bogføringsloven foreskriver i runde tal, at:

  1. Bogføringen skal være i overensstemmelse med god bogføringsskik under hensyn til virksomhedens art og omfang.
  2. Bogføringen skal tilrettelægges og udføres således, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug.
  3. Rettes regnskabsmaterialet, skal såvel det oprindelige indhold som indholdet af ændringen tydeligt fremgå af materialet.
  4. Transaktioner skal registreres nøjagtigt og hurtigst muligt, og så vidt muligt i rækkefølge.
  5. Registreringerne skal afstemmes med likvidbeholdninger.
  6. Alle registreringer skal kunne følges til regnskabsposter. Alle regnskabsposter skal kunne opløses i posteringer.
  7. Loven har også krav til opbevaring af regnskabsmateriale, udarbejdelse af systembeskrivelse og opbevaringsbeskrivelse.
Opfylder regneark kravene?

Punkt 2 kræver sikring mod forvanskning. Et regneark har typisk ingen ”låse”, så der kan senere foretages ændringer i allerede foretagne registreringer. Et regneark uden ”låse” opfylder derfor ikke bogføringsloven. Punkt 3 kræver, at alle ændringer vises. I et regneark kan man typisk ikke se, hvis en postering f.eks. flyttes fra konto XXXX til YYYY. Hvis dette ikke er tilfældet, opfylder regneark altså ikke bogføringsloven.

Må jeg så bruge regneark?

Hvis du driver erhvervsvirksomhed, og dit regneark ikke opfylder punkt 2 og 3, er bogføring i regneark i strid med bogføringsloven, altså ulovligt.
Bogføringsloven opererer ikke med en væsentlighedsgrænse. Det er altså lige så forkert at overtræde bogføringsloven i en stor som i en lille virksomhed.
Hvis regnearket derimod overholder punkt 2 og 3 (og de øvrige punkter), kan det fint overholde bogføringsloven, og være både lovligt og passende.

Anvendt litteratur

Bogføringsloven

Kilde: Artiklen er skrevet af registreret revisor Bjarne Aalbæk fra FagligAfdeling.dk

Sommerhusudlejning

Artikel_7_-_Sommerhusudlejning.jpg

Sommerhusudlejning – opgørelsesmetode 1 eller 2?

Mange danskere ejer et sommerhus, som de lejer ud en del af året. I denne forbindelse skal der laves en opgørelse over indtægter, så beskatningen kan beregnes. Denne opgørelse kan udarbejdes efter to metoder, som kort vil blive gennemgået her.

Metode 1 – Regnskabsmetoden

Ved denne metode opgøres indtægterne og udgifterne. Indtægterne er lejeindtægterne. Udgifterne består i vedligeholdelse af indbo og inventar, afskrivninger, ejendomsskatter og -afgifter (som fradrages forholdsmæssigt efter lejeperiodens længde) og direkte udgifter ved udlejning (f.eks. annoncering, udlejningsbureau m.v., som kan fratrækkes fuldt ud).

Ejendomsværdiskatten nedsættes forholdsmæssigt, hvilket sker ved at indberette de perioder, sommerhuset har været udlejet, i forbindelse med indberetningen af indkomstårets selvangivelse. Det vil sige, at der ikke vil blive opkrævet ejendomsværdiskat for denne periode.

Metode 2 – 40 %-regel

Ved denne metode opgøres den skattepligtige indkomst i forbindelse med udlejningen som bruttolejeindtægten reduceret med et bundfradrag på 10.500 kr. (10.700 kr. for 2017) og yderligere nedsat med 40 % af det resterende beløb. Hvis indberetning af lejeindtægter sker via udlejningsbureau, er bundfradraget det beløb, der indberettes – dog maks. 21.000 kroner (21.400 kroner for 2017). Bruttolejeindtægten er lejebetalingen efter fradrag for den del, der eventuelt skal betales til et udlejningsbureau, men med tillæg af særskilt betaling for el, gas, varme, telefon og lignende.

 

Der kan ikke fradrages for faktiske udgifter, og der kan ikke ske nedsættelse af ejendomsværdiskatten, selvom ejeren ikke har haft rådighed over fritidsboligen i udlejningsperioden, og der kan heller ikke fradrages ejendomsskatter udover 40%-fradraget.

Metode 1 (regnskabsmetoden) kan altid vælges. Skift fra metode 1 til metode 2 (40%-reglen) er ikke tilladt, men det er muligt at skifte fra metode 2 til metode 1. Metode 1 skal så anvendes, så længe sommerhuset udlejes.

Hvis sommerhuset overgår fra udelukkende erhvervsmæssig udlejning (virksomhedsudlejning) til blandet benyttelse, er det muligt på dette tidspunkt at vælge mellem de to metoder.

Kilde: Foreningen Danske Revisorer -  www.fdr.dk
Dronning Olgas Vej 43A - 2000 Frederiksberg - Tel.: 44 922 622